Así diseñaría el software que necesita una empresa de reformas (y no empezaría por la IA)

Voy a hacerte una propuesta.

Imagina que mañana entra por la puerta de Guasapea el propietario de una empresa de reformas.

Tiene seis trabajadores, varios proyectos en marcha y una agenda que parece el panel de salidas de un aeropuerto en plena operación salida.

Me dice:

«Seve, necesito meter inteligencia artificial en mi empresa».

Y yo le contesto:

«Estupendo. ¿Qué problema quieres resolver?».

Silencio.

«Pues… quiero modernizarme».

Y ahí es donde empieza el verdadero trabajo.

Porque modernizar una empresa no consiste en instalar ChatGPT, poner un chatbot en la web y esperar a que aparezca la productividad por generación espontánea.

Consiste en entender cómo funciona ese negocio.

Detectar dónde pierde tiempo.

Dónde se equivoca.

Dónde se atasca.

Y qué podríamos construir para que todo eso mejore.

Hoy quiero enseñarte cómo lo haría.

Vamos a diseñar una aplicación para una empresa de reformas.

No un programa genérico que sirva para absolutamente todo y termine sin servir del todo para nada.

Una aplicación pensada para resolver los problemas concretos de una empresa.

Y antes de continuar, una aclaración importante: este es un caso práctico de diseño, no una implantación que haya realizado y cuyos resultados pueda presentar como reales.

Vamos a utilizar un negocio hipotético, datos ilustrativos y una metodología que sí podríamos aplicar en una empresa de verdad.

Todo empezó con seis visitas a mi casa

Si has seguido esta serie, recordarás que el año pasado me compré una vivienda.

Necesitaba hacer reformas y contacté con seis empresas.

Las seis vinieron a visitar la casa.

Dediqué seis mañanas a explicar qué necesitaba.

Y solamente dos me entregaron un presupuesto.

Las otras cuatro nunca llegaron a enviarme una propuesta.

No sé si tenían demasiado trabajo, si mi proyecto no les interesaba o si simplemente se les acumulaban los presupuestos pendientes.

Pero aquella experiencia me hizo pensar.

¿Cuántas oportunidades comerciales puede perder una empresa porque no tiene organizado su proceso de presupuestación?

Y todavía más importante:

¿Qué sucede con toda la información que se genera desde que un cliente solicita presupuesto hasta que termina la obra?

Porque ahí hay mucho más que llamadas y mensajes.

Hay visitas.

Mediciones.

Fotografías.

Materiales.

Proveedores.

Trabajadores.

Facturas.

Plazos.

Y decisiones que pueden afectar directamente a la rentabilidad del negocio.

Por eso, si tuviera que diseñar una aplicación para una empresa de reformas, empezaría por analizar todo ese recorrido.

Primero me sentaría con el empresario. Sin ordenador.

Bueno, quizá con una grabadora para no perderme nada.

Pero no empezaría programando.

Le pediría que me contara cómo funciona su empresa desde que recibe una solicitud hasta que cobra el último euro de una obra.

Y no me conformaría con que me explicara cómo debería funcionar.

Querría saber cómo funciona realmente.

Le haría preguntas como estas:

¿Cómo llegan los clientes?

¿Quién registra las solicitudes?

¿Cómo organizáis las visitas?

¿Dónde guardáis las medidas y las fotografías?

¿Cómo calculáis los presupuestos?

¿Qué ocurre cuando un cliente acepta?

¿Quién compra los materiales?

¿Cómo saben los trabajadores qué tienen que hacer cada día?

¿Cómo controláis las horas dedicadas a cada obra?

¿Y cómo calculáis si una reforma ha dejado beneficios?

Después observaría algunos de esos procesos.

Porque una cosa es lo que un empresario cree que ocurre y otra lo que sucede un martes a las once de la mañana, cuando está atendiendo a un proveedor, le llaman dos clientes y un trabajador necesita saber qué material comprar.

Ahí suelen aparecer los problemas interesantes.

El mapa del caos

Imagina que después de analizar el negocio encontramos lo siguiente.

Las solicitudes llegan por teléfono, correo electrónico y WhatsApp.

Las visitas se apuntan en Google Calendar.

Las medidas se anotan en papel.

Las fotografías se guardan en el móvil.

Los presupuestos se preparan con Excel.

Los documentos se envían en PDF.

Los materiales se piden por teléfono.

Las tareas se organizan mediante conversaciones.

Y la facturación se realiza en otro programa.

¿Funciona?

Sí.

¿Podría funcionar mejor?

Probablemente.

Porque la información está repartida entre demasiados lugares.

Y eso obliga a repetir tareas.

A buscar datos.

A preguntar varias veces lo mismo.

Y a depender de la memoria del propietario.

Que bastante tiene ya con acordarse de dónde ha aparcado la furgoneta.

Aquí no tenemos necesariamente un problema de inteligencia artificial.

Tenemos un problema de organización y circulación de la información.

Y eso es lo primero que resolvería.

La primera decisión: no construiría un programa gigantesco

Este punto es importante.

Cuando empezamos a imaginar aplicaciones, es muy fácil emocionarse.

Queremos gestión de clientes.

Presupuestos.

Inventario.

Control de trabajadores.

Facturación.

Inteligencia artificial.

Paneles con gráficas.

Y, si nos descuidamos, que el programa nos diga qué tiempo va a hacer el sábado para saber si podemos pintar una fachada.

Pero desarrollar todo eso de golpe sería un error.

Primero buscaría el proceso que más valor puede aportar si lo mejoramos, después de hacer visible cuánto cuesta el proceso actual.

En nuestro ejemplo, empezaría por la gestión de solicitudes y presupuestos.

¿Por qué?

Porque conecta directamente con la captación de clientes.

Porque permite medir resultados.

Y porque podemos comprobar relativamente pronto si la solución funciona.

Después ampliaríamos la aplicación.

Primero resolvemos un problema. Después construimos sobre lo que hemos aprendido.

Primera versión: del cliente al presupuesto

La aplicación tendría cuatro apartados fundamentales.

1. Clientes y solicitudes

Cada vez que llega un posible cliente, se crea una ficha.

Nombre.

Teléfono.

Dirección de la obra.

Tipo de reforma.

Descripción del trabajo.

Fotografías iniciales.

Y estado de la solicitud.

Nada especialmente revolucionario.

Pero toda la información estaría en un mismo lugar.

El propietario podría consultar qué clientes están pendientes de visita, cuáles esperan presupuesto y cuáles han aceptado una propuesta.

Sin revisar conversaciones antiguas ni buscar una libreta.

2. Visitas técnicas

Cuando un profesional visita la vivienda, abre la ficha desde su móvil.

Puede registrar medidas.

Añadir fotografías.

Seleccionar los trabajos que deben realizarse.

Anotar materiales.

Y dejar observaciones.

Aquí podríamos incorporar una función interesante de IA.

El profesional dicta:

«Hay que retirar el alicatado de la cocina, revisar las instalaciones, nivelar el suelo y preparar la superficie para colocar el nuevo revestimiento».

La inteligencia artificial transforma esas notas en un borrador estructurado.

El profesional lo revisa y confirma.

Y esa información queda asociada al proyecto.

Ya no tiene que volver a escribirlo todo cuando llegue a la oficina.

3. Presupuestos

Aquí estaría una de las funcionalidades más importantes.

La empresa tendría registradas sus partidas habituales.

Demoliciones.

Albañilería.

Fontanería.

Electricidad.

Revestimientos.

Pintura.

Mano de obra.

Materiales.

Cada partida tendría sus reglas de cálculo, costes y precios configurados.

El responsable seleccionaría las partidas necesarias, introduciría cantidades y revisaría el presupuesto.

La IA podría ayudar a redactar descripciones comprensibles para el cliente.

Pero no dejaría que inventara precios o calculara cantidades críticas sin comprobaciones.

Los importes deberían salir de reglas verificables.

Y el presupuesto tendría que ser aprobado por una persona antes de enviarse.

Porque una cosa es ahorrar tiempo.

Y otra es descubrir que has presupuestado una reforma completa por el precio de pintar una puerta.

4. Seguimiento comercial

Esta parte me parece fundamental.

La aplicación mostraría los presupuestos pendientes de preparar.

Los enviados.

Los aceptados.

Los rechazados.

Y los que llevan demasiado tiempo sin actualizarse.

Podríamos configurar avisos para recordar que una visita todavía no tiene presupuesto.

O que una propuesta enviada está pendiente de respuesta.

Y también registrar por qué una empresa decide no aceptar un trabajo.

Esto último es importante.

No todos los proyectos interesan.

Pero conviene saber cuáles se descartan y por qué.

Así el empresario puede empezar a tomar decisiones con información.

En lugar de depender únicamente de su memoria.

Segunda versión: del presupuesto aceptado a la obra terminada

Imagina que la primera versión funciona.

Los profesionales la utilizan.

Los presupuestos están mejor organizados.

Y el propietario empieza a tener información que antes no tenía.

Entonces podríamos ampliar el sistema.

Cuando un cliente acepta un presupuesto, este se convierte en un proyecto.

Y aquí comienza una nueva etapa.

Planificación de trabajos

Cada obra tendría sus fases.

Demolición.

Instalaciones.

Albañilería.

Revestimientos.

Acabados.

Limpieza y entrega.

El responsable podría asignar tareas a los trabajadores, establecer fechas y consultar el estado de cada proyecto.

No necesitamos una aplicación con cincuenta pantallas.

Necesitamos que cada persona sepa qué tiene que hacer.

Control de materiales

Los materiales previstos en el presupuesto podrían utilizarse para preparar las compras.

El sistema mostraría qué materiales se necesitan, cuáles se han pedido y cuáles están pendientes de recibir.

Y si cambia una partida, esa modificación quedaría registrada.

Porque un cambio que no se comunica puede terminar provocando retrasos, compras equivocadas o costes inesperados.

Partes de trabajo desde el móvil

Cada trabajador podría registrar las horas dedicadas a una obra.

Añadir fotografías.

Indicar tareas terminadas.

Y comunicar incidencias.

Sin tener que rellenar después varios documentos diferentes.

La información quedaría asociada al proyecto correspondiente.

Control de rentabilidad

Y aquí llegamos a una de las partes que más me interesan.

El empresario podría comparar:

Lo que presupuestó frente a lo que realmente ha costado la obra.

Horas previstas frente a horas reales.

Materiales presupuestados frente a materiales consumidos.

Costes estimados frente a costes registrados.

Y margen previsto frente a margen obtenido.

Con información suficientemente completa y actualizada, podría detectar desviaciones antes de terminar el proyecto.

Porque no sirve de mucho tener la agenda llena de obras si después descubres que algunas apenas dejan beneficio.

¿Y dónde está la inteligencia artificial?

Fíjate en algo.

Hemos diseñado buena parte de una aplicación empresarial sin necesitar IA generativa.

Y eso está bien.

Porque muchas funciones se resuelven mejor con software convencional.

Registrar clientes.

Calcular importes.

Asignar tareas.

Actualizar estados.

Generar avisos.

Todo eso puede funcionar perfectamente mediante reglas y automatizaciones tradicionales.

La inteligencia artificial entraría donde realmente aporte valor.

Por ejemplo:

Interpretación de notas de voz. Convertir explicaciones del profesional en borradores de partes de trabajo.

Redacción de presupuestos. Transformar partidas técnicas en descripciones claras para el cliente.

Consulta de documentación. Preguntar qué incidencias ha tenido una obra y obtener un resumen basado en sus registros.

Detección de información incompleta. Señalar que faltan medidas, fotografías o datos necesarios antes de preparar una propuesta.

Resumen de proyectos. Preparar un informe sobre trabajos pendientes, incidencias y avances para que el responsable lo revise.

Pero hay una regla que mantendría siempre.

La IA puede ayudar a interpretar y organizar información. No debería inventarse los datos sobre los que la empresa toma decisiones importantes.

El NIST, organismo estadounidense de referencia en estándares tecnológicos, publicó en 2024 un marco específico para gestionar los riesgos de la IA generativa.

Entre sus recomendaciones aparecen las pruebas previas al despliegue, la supervisión, la trazabilidad y la gestión de los riesgos asociados a estos sistemas.

Es decir, incluso cuando la IA funciona bien en una demostración, hay que comprobar cómo se comporta en situaciones reales.

Porque una empresa necesita fiabilidad.

No un asistente que improvise con muchísimo entusiasmo.

¿Cuánto costaría desarrollar algo así?

Aquí es donde mucha gente espera que aparezca una cifra mágica.

«Una aplicación completa por 300 euros y lista mañana».

Pues no.

Al menos no si hablamos de una herramienta que va a gestionar información importante de una empresa.

El coste depende de las funcionalidades, los usuarios, las integraciones, la complejidad de los cálculos, los requisitos de seguridad y el mantenimiento.

No cuesta lo mismo desarrollar un prototipo para probar una idea que construir una aplicación preparada para utilizarse diariamente.

Por eso, antes de dar un presupuesto, definiría qué problema queremos resolver y cuál es el alcance de la primera versión.

Y compararía tres opciones:

Aprovechar software existente. Quizá ya haya una herramienta comercial que cubra la mayor parte de las necesidades.

Integrar las herramientas actuales. Puede que el problema se resuelva conectando programas que la empresa ya utiliza.

Desarrollar software a medida. Tendría sentido si existen procesos específicos que las alternativas anteriores no resuelven adecuadamente y la inversión se justifica.

No todas las empresas necesitan una aplicación propia.

Y no recomendaría desarrollarla si una solución existente permite conseguir el mismo resultado con menos coste y riesgo.

Vamos a poner números al posible beneficio

Imagina que nuestra empresa prepara veinte presupuestos al mes.

Actualmente dedica una media de dos horas a cada uno.

Son cuarenta horas mensuales.

Después de implantar una herramienta de presupuestación, supongamos que consigue reducir ese tiempo a cuarenta y cinco minutos.

La diferencia sería de una hora y quince minutos por presupuesto.

Con veinte presupuestos al mes, hablamos de veinticinco horas recuperadas.

300 horas al año.

Si valoramos ese tiempo en 25 euros por hora, estaríamos hablando de 7.500 euros anuales de tiempo potencialmente liberado.

Pero cuidado.

No significa que la empresa haya ganado automáticamente 7.500 euros.

Habría que comprobar que la reducción de tiempo se consigue realmente, descontar los costes de implantación y mantenimiento y analizar qué hace la empresa con las horas recuperadas.

Si ese tiempo permite atender más proyectos rentables, reducir horas extraordinarias o evitar errores costosos, entonces podremos empezar a hablar de beneficios económicos concretos.

Además, habría que medir otros indicadores.

¿Cuántas visitas terminan en presupuesto?

¿Cuánto se tarda desde la visita hasta el envío?

¿Qué porcentaje de presupuestos se acepta?

¿Cuántos proyectos se retrasan?

¿Qué desviación existe entre los costes previstos y los reales?

Porque el éxito de un software empresarial no se mide por la cantidad de pantallas que tiene, sino por los problemas que consigue resolver.

¿Y si la empresa no quiere utilizar la aplicación?

Aquí aparece un problema que muchas veces olvidamos.

Podemos desarrollar el software más bonito del mundo.

Con gráficos.

Automatizaciones.

Inteligencia artificial.

Y un panel de control que parece el de una nave espacial.

Pero si los trabajadores siguen apuntando las horas en un papel y el propietario continúa preparando presupuestos en su Excel de siempre, no hemos transformado nada.

Solo hemos añadido otra herramienta.

Por eso involucraría a las personas que van a utilizarla desde el principio.

Les pediría que probaran el sistema.

Que señalaran qué les resulta incómodo.

Que explicaran qué información necesitan.

Y que participaran en las mejoras.

No obligaría a toda la empresa a cambiar de un día para otro.

Empezaría con uno o dos usuarios.

Después con algunos proyectos.

Y ampliaría su utilización cuando el sistema demostrara que facilita el trabajo.

Porque la adopción tecnológica no termina cuando entregamos una aplicación.

Termina cuando la herramienta forma parte del funcionamiento normal del negocio.

¿Qué pasa con los datos y la seguridad?

Este apartado no es especialmente divertido.

Pero es imprescindible.

Una aplicación empresarial puede almacenar nombres, direcciones, teléfonos, presupuestos, fotografías de viviendas, información económica y datos de trabajadores.

Por tanto, debemos definir quién puede acceder a cada información.

Cómo se protegen los datos.

Qué copias de seguridad existen.

Cómo se recupera el servicio si ocurre un problema.

Y qué sucede si la empresa decide cambiar de proveedor tecnológico.

También hay que cumplir la normativa de protección de datos aplicable.

Y, si utilizamos servicios externos de inteligencia artificial, revisar qué información reciben, con qué finalidad y bajo qué condiciones.

No basta con decir que la aplicación está en la nube y que todo es seguro.

La seguridad hay que diseñarla, implementarla y comprobarla.

Porque una herramienta que ahorra diez horas semanales pero expone información de clientes puede salir bastante cara.

¿Cómo sabríamos si ha merecido la pena?

Yo propondría un proyecto piloto.

Durante las primeras semanas mediríamos cómo trabaja la empresa actualmente.

Después pondríamos en marcha una versión limitada de la aplicación.

Y compararíamos los resultados.

No buscaría solamente saber si a los trabajadores les gusta.

Eso importa, pero no es suficiente.

Querría saber si:

• Se tarda menos en preparar presupuestos.
• Disminuyen las solicitudes sin seguimiento.
• Se reduce la duplicación de datos.
• Mejora la disponibilidad de información.
• Se detectan antes las desviaciones de costes.
• Los trabajadores utilizan realmente el sistema.

También comprobaría si aparecen problemas nuevos.

Porque puede suceder que una herramienta ahorre tiempo en una tarea, pero añada trabajo en otra.

Y entonces habría que corregirla.

La tecnología debe mejorar el resultado global.

No limitarse a trasladar el problema de una persona a otra.

Mi reflexión: no quiero vender aplicaciones. Quiero resolver problemas.

Cuanto más avanzo en esta nueva etapa como consultor de inteligencia artificial, más claro tengo algo.

El verdadero valor no está en enseñar que podemos desarrollar una aplicación con IA.

Eso cada vez será más accesible.

El valor está en saber qué aplicación merece la pena desarrollar.

Y para quién.

Porque dos empresas de reformas pueden trabajar de maneras completamente diferentes.

Una puede necesitar mejorar la presupuestación.

Otra puede tener su mayor problema en la planificación de trabajadores.

Y otra quizá necesite controlar mejor sus compras y sus márgenes.

No tendría sentido venderles exactamente el mismo sistema.

Primero hay que conocer el negocio.

Después analizar los procesos.

Y finalmente decidir qué tecnología puede ayudar.

Quizá sea inteligencia artificial.

La verdadera revolución no es la inteligencia artificial. Es lo que podemos hacer con ella.

Después de todo esto, cada vez tengo más clara una cosa.

El futuro de los negocios tradicionales no depende de cuánta inteligencia artificial utilicen, sino de cuántos problemas sean capaces de resolver gracias a ella.

Una empresa de reformas no necesita convertirse en una empresa tecnológica.

Necesita preparar presupuestos sin perder horas, organizar sus obras sin volverse loca, controlar sus costes y conseguir que las oportunidades comerciales no se queden olvidadas en una libreta.

Y si para conseguirlo necesitamos desarrollar una aplicación a medida, la desarrollamos.

Si basta con conectar dos programas, los conectamos.

Y si el problema se resuelve cambiando un procedimiento, mejor todavía.

Porque no se trata de vender tecnología por venderla.

Se trata de entender cómo funciona un negocio y encontrar la manera de hacerlo funcionar mejor.

Y aquí es donde creo que estamos viviendo un cambio extraordinario.

Por primera vez, desarrollar herramientas digitales adaptadas a las necesidades de una pequeña empresa empieza a ser mucho más accesible.

Eso abre posibilidades enormes para negocios que llevan décadas trabajando con los mismos métodos.

Pero también exige algo que ninguna herramienta de IA puede sustituir por completo: escuchar al empresario, comprender sus procesos y tener criterio para decidir qué merece la pena cambiar.

Yo no quiero ser el consultor que llega a tu empresa para enseñarte veinte herramientas de inteligencia artificial.

Quiero ser el que se sienta contigo, entiende por qué pierdes tres horas preparando un presupuesto y busca cómo conseguir que lo hagas en treinta minutos.

Y después comprobar que realmente lo hemos conseguido.

Porque al final, cuando un empresario cierra su negocio por la noche, no le importa si hemos utilizado ChatGPT, Claude, n8n o cualquier otra tecnología.

Le importa haber trabajado mejor.

Haber cometido menos errores.

Haber atendido a sus clientes.

Y, si puede ser, haber llegado a casa un poquito antes.

La inteligencia artificial no debería ser la protagonista de la transformación de tu empresa.

La protagonista tiene que ser tu empresa.

Y me quedo con una última reflexión:

No quiero llevar inteligencia artificial a los negocios de toda la vida para cambiar lo que son. Quiero ayudarles a seguir siendo lo que son, pero trabajando como nunca antes habían podido.

Porque los negocios de toda la vida también merecen tener tecnología de mañana.